Documentação: o valor de planejar viagens corporativas

Todas as empresas buscam, dia após dia, economizar e evitar gastos extras. Nas viagens corporativas internacionais, um dos segredos para alcançar este objetivo está no planejamento cuidadoso e na preparação dos viajantes. Se tudo o que puder ser controlado estiver controlado, evita-se muita dor de cabeça para os gestores e custos inesperados.

Neste texto, vou elencar alguns pontos de atenção que precisam estar no radar de qualquer gestor de viagens corporativas, como validade de passaporte, passaporte emergencial e vacinação. Confira:

Passaporte

Alguns países exigem o passaporte com validade de um, três e seis meses a partir da data de saída do país de destino. Alguns exemplos: África do Sul: um mês; Canadá, México e Rússia: seis meses; grande parte da União Europeia: três meses. Leve em consideração que a elaboração de um novo passaporte leva até 6o dias na Polícia Federal na emissão normal e 7 dias na emissão com urgência.

Passaporte de emergência

Se o viajante perder o passaporte, pode utilizar para fins de trabalho, esta modalidade de emissão da Polícia Federal. O novo documento fica pronto em 24 horas. No entanto, muitos países não o aceitam, o que pode causar constrangimentos.

Visto

Este ítem é o campeão de causadores de problemas por dois motivos. O primeiro: sem visto o viajante não entra em alguns países, nem mesmo embarca. O segundo: sem o visto para os EUA, por exemplo, o viajante não pode fazer viagens com conexões em solo americano. Em ambos os casos, a empresa perde dinheiro e o passageiro perde o humor.

Vacinação

Em julho de 2016, a Organização Mundial da Saúde (OMS) derrubou a exigência de validade para vacinas contra a febre amarela. Isto significa que, se o viajante já recebeu uma dose, não precisa repeti-la nunca mais. No entanto, se o colaborador não tiver tomado a vacina, ela precisa ser ministrada até dez dias antes da viagem para alguns países.

Diante de tantas possibilidade de sustos e gastos, os gestores e viajantes precisam ter atenção redobrada quando forem planejar viagens internacionais. Se elas fazem parte da sua rotina corporativa, previna-se com uma política de controle de documentação, um check-list e ações conjuntas como:

• Manter atualizado os cadastros dos viajantes dentro do Self-Booking, uma ferramenta que ajuda no controle da documentação;
• Manter um controle das validades dos passaportes dos principais viajantes;
• Manter um controle dos vistos dos principais viajantes e providenciar o visto americano, caso seja necessário;
• Incentivar a vacinação contra a febre amarela e assim preparar de antemão os viajantes para lugares que exigem este cuidado;
• Evitar o uso de passaporte de emergência.

Se tiver qualquer dúvida em relação aos itens discutidos neste e-mail, entre em contato conosco. Estamos à disposição.